Privacy policy

Toutes les données stockées dans notre système sont bien sécurisées et ne sont accessibles qu’à nos employés. Nos employés sont liés par des accords de confidentialité strictes et une violation de cet accord entraînerait le licenciement de l'employé.

Sweaka WMS respecte la vie privée des personnes et garantit la confidentialité des données personnelles confiées à nos clients qui sont traitées dans nos solutions. La plateforme Sweaka WMS et les offres logicielles SaaS (« Software as a Service ») connexes sont des services inter-entreprises et ne sont pas destinés à être utilisés par des clients particuliers.

La présente Politique de confidentialité de la plateforme Sweaka WMS (ainsi que nos conditions de service et tout autre document auquel elle fait référence) vise à définir les bases du traitement des Données personnelles que nous recueillons (ou qui nous sont fournies) auprès des entreprises qui ont recours à la Plateforme Sweaka WMS et aux services SaaS proposées par Sweaka WMS aux entreprises (par ex. Sweaka® Pay, Sweaka® Buy et Sweaka® Engage) (les « Services logiciels »), y compris les Données personnelles associées aux utilisateurs autorisés par ces sociétés.

Nous utilisons les termes « vous » et « votre/vos » dans le présent document pour désigner les utilisateurs de la solution Sweaka WMS au profit d'une entreprise. Par ailleurs, nous avons rédigé cette politique pour nous adresser à vous, en tant qu'utilisateur.

La présente politique ne porte pas sur le traitement des données personnelles recueillies par Sweaka WMS auprès des visiteurs ou fournies par des visiteurs des pages marketing du site Internet, des formations, des webinaires, des conférences et des autres activités commerciales de Sweaka. Le traitement des données personnelles par Sweaka WMS dans le cadre desdites activités commerciales est régi par la politique de confidentialité du site Internet de Sweaka.

Please read the following carefully to understand our views and practices regarding your Personal Data and how we, as the steward of your Personal Data, interact with it.

1. Our identity

   La plateforme Sweaka WMS et les Services logiciels (désignés collectivement dans le présent document comme la « Plateforme Sweaka WMS » ou la « Plateforme») sont exploités par Sweaka WMS, (« Sweaka WMS » ou « nous »), avec certaines opérations sous-traitées à des sociétés affiliées à Sweaka WMS et à des sous-traitants. Notre adresse est la suivante : Villejuif 94800, Paris, France

2. Identité utilisateur Sweaka WMS

   “Personal Data” means identifiable information associated with an individual, such as name, email address and username, as indicated below.

   Le Client Sweaka WMS fait référence à l'entreprise ou l'entité commerciale qui est inscrite sur la Plateforme Sweaka WMS ou autorisée à l'utiliser, ce qui peut inclure un revendeur Sweaka WMS. Les Clients Sweaka WMS utilisent la plateforme Sweaka WMS en tant qu'« acheteurs » ou « fournisseurs » pour collaborer et échanger des documents commerciaux et profiter d'autres offres (qu'elles proviennent de Sweaka WMS ou de sociétés de services tierces) accessibles via la Plateforme Sweaka.

   L' Utilisateur désigne toute personne qui utilise notre Plateforme (que ces personnes aient payé ou non pour une telle utilisation) et les « Utilisateurs », « vous » et « votre/vos » sont interprétés en conséquence. Chaque Utilisateur est associé à et utilise la Plateforme pour le compte d'un Client Sweaka WMS désigné parfois ci-après comme « votre société ».

3. The information we collect, the reasons and how we use it

   When you register on the Platform:

   User accounts:

   When you register your company on the Platform or add a new User to your company’s account, we collect the name and surname of the person, a username, the country of activity and the company’s email address. Individuals may also provide a business telephone number and a position within the company. We do not collect a person’s home address. Individuals must not provide personal credit card numbers or personal tax identifiers on the Platform.

   Cookies :

   cookies are text files placed on your computer to collect standard log information on the Internet and related to visitor behavior. When you visit, you register and use our Platform, we may automatically collect information about you through cookies or similar technologies. Our cookie policy describes what data we collect from users of the Platform and what we do with it when you browse our Site (for example, your IP address).

   Personal data relating to transactions:

   certain commercial documents exchanged on the Platform and through the various services available from the Platform may include Personal Data, which you are not obliged to provide. More and more often, companies do not include the names of contacts, but rather the e-mail addresses and telephone numbers of their departments on their transaction documents.

   The business contact information (including Personal Data) of your company’s business partners may also be stored on the Platform to facilitate interaction within the Services.

   Information about the use:

   information on how you conduct transactions using the Platform using our Services, including access time, “login” and “logout” data, browser type and language, the country and language preferences of your device, the IP address, other attributes relating to your browser, mobile device and operating system, the features you use, and the date and time of use of the Services.

   Information about the device:

   information about your device, including the model of the hardware, the operating system and its version, the name of the device, the unique identifier of the device, and information about the mobile network and the interaction of the device with our services.

   The reasons why we need this data:

   User accounts:

   we will need your name and username to authenticate your User Account and validate it with your company’s use of our Platform, so that your company can benefit from the Software Services provided to it. We will need your email address to send you an activation link to your profile so that you can receive trade documents and network requests on your company’s behalf. We will also need your email address if you forget your password or would like to receive emails from us containing information about our services or changes to our policies or terms and conditions. We record your IP address associated with transactions and activities on the Platform in order to limit spam, fraud or violations on our Platform. We will retain this data for as long as necessary for the purposes of the Services, as agreed to in our agreement with your company, unless we are required, for legal reasons or in exceptional cases, to keep this data for an extended period of time, or that its deletion is technically impossible. As long as they are stored, we guarantee the confidentiality of personal data in accordance with Sweaka’s Information Security Policy and as agreed with your company.

   Personal data relating to transactions:

   les Clients Sweaka WMS décident de la quantité de Données Personnelles à inclure dans les documents commerciaux échangés sur la Plateforme. Toutefois, les Clients Sweaka WMS ne peuvent pas autoriser l'envoi sur la Plateforme d'informations médicales, d'identifiants fiscaux ou d'informations financières personnels (« Données personnelles sensibles ») ou d'autres données personnelles sensibles nécessitant des mesures de protection spéciales basées sur la législation locale.

   Les Clients Sweaka WMS utilisent la Plateforme pour stocker les coordonnées professionnelles de leurs partenaires commerciaux afin de faciliter l'interaction et la collaboration entre ces parties, le Client Sweaka WMS et Sweaka WMS agissant pour le compte du client. Afin que Sweaka WMS puisse effectuer certaines actions liées à l'intégration des fournisseurs au titre d'un acheteur, Sweaka WMS nécessite les coordonnées professionnelles de certains partenaires commerciaux, qui peuvent comprendre des Données personnelles.

   How we use this data

   We use your user account data to administer the Platform, record transactions and provide the Services as agreed with your company. Other people within your company may also have access to your user account data and may be the ones managing the changes made to that data.

   Nous ne partagerons pas vos données de connexion (votre nom, votre nom d'utilisateur, votre adresse électronique et votre adresse IP) avec des personnes autres que nos prestataires de services et d'autres personnes de votre entreprise (ou le Client Sweaka WMS qui gère votre compte utilisateur), sauf dans les cas mentionnés dans la présente politique ou en accord avec le Client Sweaka.

   From time to time, we contact users using the email address they have provided to inform them of any updates or changes to the Platform or the Services. announce policy changes and request information regarding a support issue and other standard communications related to the operation and management of an online service. In most cases, these communications will be directed to “Admin” users, who will then interact with other users in their company.

   As a representative of a Sweaka Customer, we may periodically send you information, updates and commercial offers that you may refuse to receive by simply clicking on “unsubscribe” in the email in question.

   Sweaka WMS peut utiliser les coordonnées de l'entreprise que vous avez stockées sur la Plateforme dans le cadre de l'exécution des Services au titre du Client Sweaka, par exemple les activités d'intégration des fournisseurs, et si la loi l'exige à des fins de conformité.

4. How we store your personal data

   All information you provide to us is stored on secure servers managed by us, an affiliate or a service provider. The Sweaka Platform, used by companies outside China, is mainly hosted in a data centre in Ireland, although integrated services can be hosted in other countries. Personal data may be transferred internationally between different data centres and integrated service sites.

   Your account will be secured with a password that will allow you to access the Platform. You must guarantee the confidentiality of this password. You must never share your password with anyone. Unfortunately, the transmission of information via the Internet is not completely secure. Although we do our best to protect your personal data, we cannot guarantee the security of your data transmitted to our Platform, any transmission being at your own risk. Once we have received your information, we use strict security procedures and devices to attempt to prevent unauthorized access, as stipulated in Sweaka’s Information Security Policy.

5. Updating your personal data

   Nous aurons besoin de votre aide pour nous assurer que les Données personnelles que vous nous avez fournies sont exactes et à jour. Si vous souhaitez corriger et mettre à jour l'une de vos Données personnelles, vous pouvez le faire en mettant à jour les Données personnelles via les préférences disponibles dans votre compte. L'administrateur de votre entreprise peut également être en mesure de vous aider à effectuer des changements. Sachez que certaines modifications ou suppressions sur votre compte doivent faire l'objet d'une demande plus formelle de la part de l'administrateur de votre entreprise, car Sweaka WMS exploite le système au profit et sur instruction du Client Sweaka.

   Si le droit de l'Union européenne s'applique à vos Données personnelles, notez que Sweaka WMS est un « gestionnaire » de vos informations pour le compte de votre entreprise qui est le « responsable du traitement ». Sweaka WMS collaborera avec le responsable du traitement pour vous aider à exercer vos droits en matière de protection des données (accès, correction, effacement, etc.), mais uniquement sur consentement et selon les instructions du responsable du traitement.

6. Information sharing

   Transfers to other countries:

   En cas de transferts de données personnelles vers l'étranger, Sweaka WMS conserve la responsabilité de n'autoriser le traitement des données à l'étranger par des tiers agissant en notre nom que d'une manière conforme à notre accord avec votre entreprise ou le Client Sweaka, notamment, comme cela peut s'appliquer aux Données personnelles de ressortissants de l'Union européenne et d'autres pays ayant des restrictions en matière de transfert international dans leurs lois sur la protection des données, des Clauses contractuelles types et/ou un Accord de traitement des données signé entre Sweaka WMS et le Client Sweaka.

   Service providers

   Nous faisons appel à des prestataires de services pour accomplir des tâches et nous fournir des services. Si la loi le permet, nous pouvons partager vos Données personnelles avec lesdits prestataires de services, sous réserve d'obligations conformes à la présente politique et de toute autre mesure de confidentialité et de sécurité appropriée, et à condition que les tiers n'utilisent vos données personnelles que pour notre compte et conformément à nos instructions. Sweaka WMS tient à jour une liste des prestataires de services qui effectuent un traitement de suivi des Données personnelles dénommée Liste des sous-traitants pour la plateforme Sweaka. Nous nous efforçons de maintenir cette liste à jour et chaque Client Sweaka WMS peut, à tout moment, demander la dernière liste en date.

   Authorized staff

   Our employees, agents, consultants, subcontractors or other authorized personnel may have access to the information of the users if this proves necessary in the normal course of our activities, to participate in the smooth running of the operations, customer service and communications, tracking usage, processing requested transactions, and investigating security incidents.

   Business transfers

   Si la Plateforme, un secteur d'activité spécifique, un Service logiciel, Sweaka WMS ou la quasi-totalité de ses actifs étaient acquis, liquidés ou dissous, les informations sur les utilisateurs, y compris les Données personnelles, feraient partie des actifs transférés, mais l'entreprise repreneuse serait liée par les clauses de nos accords avec les Clients Sweaka, notamment la présente politique.

   Government, Law Enforcement and Third Parties

   Nous pouvons divulguer des informations, notamment, mais pas exclusivement, des Données personnelles pour nous conformer aux lois, règlements, procédures légales ou demandes gouvernementales en vigueur, y compris les lois sur l'exportation de pays différents pour empêcher l'accès et l'utilisation des Services par certaines entités et personnes. Nous nous réservons le droit de divulguer les Données personnelles d'un utilisateur si nous pensons, en toute bonne foi, que l'utilisateur enfreint les Conditions d'utilisation ou de tout autre accord avec Sweaka WMS, même sans assignation, mandat ou autre ordonnance du tribunal.

7. Choosing and unsubscribing

   Nous vous offrons la possibilité d'exercer certains contrôles et de faire des choix concernant la collecte, l'utilisation et le partage de vos informations. Toutefois, votre compte utilisateur étant géré par le Client Sweaka WMS, certains choix doivent être faits par l'intermédiaire de votre entreprise et non par vous, en tant que personne.

8. Access to and correction of your information

   Si vous disposez d'un compte Sweaka WMS, vous pouvez vous assurer que vos coordonnées et vos préférences sont exactes, complètes et à jour en vous connectant à votre compte Sweaka WMS. Pour les autres Données personnelles que nous détenons, nous vous fournirons un accès à toute fin, y compris pour nous demander de corriger les données si elles sont inexactes ou de les supprimer si la loi ne nous oblige pas à les conserver ou pour des raisons commerciales légitimes. Nous pouvons refuser de traiter les demandes qui sont abusives/vexatoires, qui mettent en danger la vie privée d'autrui, auxquelles il est très difficile de répondre ou pour lesquelles l'accès n'est pas exigé par la législation locale.

9. The security of your information

   We have put in place physical, electronic and procedural controls to prevent unauthorized access, to ensure data security and to properly use the information we collect online. These safeguards vary depending on the sensitivity of the information we collect and store. Sweaka’s Information Security Policy provides additional information on our approach to the security of our systems underlying the Platform

10. Changes to the Privacy Policy

    While most changes are likely to be minor, we may change the Privacy Policy of our Sweaka Platform from time to time, at our sole discretion and subject to our agreements with Sweaka Customers. We invite visitors to visit this page frequently to learn about any changes to the Sweaka Platform Privacy Policy. Your continued use of the Platform after any changes to this Policy will indicate your acceptance.

11. Users in other jurisdictions

    En utilisant la Plateforme et/ou certains Services logiciels, vous reconnaissez que vous acceptez les pratiques et les politiques décrites dans la présente Politique de confidentialité de la Plateforme Sweaka WMS et consentez à ce que vos données soient transférées et traitées sur des ordinateurs situés en dehors de votre État, province, pays ou dans une autre juridiction gouvernementale où les lois sur la protection des données peuvent différer de celles de votre juridiction. Si vous n'acceptez pas la présente Politique de confidentialité, veuillez ne pas faire usage de la Plateforme. La Plateforme est contrôlée et exploitée par Sweaka WMS depuis les États-Unis avec des centres de données situés dans plusieurs juridictions, comme indiqué ci-dessus. Si vous ne résidez pas aux États-Unis ou si vous vous trouvez en dehors des États-Unis et que vous choisissez d'utiliser la Plateforme ou nous fournir des informations, veuillez noter que nous pouvons transférer ces dernières, y compris les Données personnelles, aux États-Unis puis les traiter.

    Acceptance of this Privacy Policy, followed by disclosure of this information, guarantees your agreement and consent to this transfer. We do not represent or warrant that the Platform, or any part of the Software Services, is appropriate or available for use in any given jurisdiction. Individuals who choose to access the Platform do so on their own initiative and at their own risk, and are required to comply with all local laws, rules and regulations. You are also subject to U.S. export controls as part of your use of the Platform and are responsible for any violations of such controls, including, but not limited to, any U.S. embargoes.United or other federal rules and regulations that restrict exports. We may limit the availability of the Platform, in whole or in part, to any person, geographical area or jurisdiction of our choice, at any time and in our sole discretion.